Cara Memindahkan Archive/Personal Folder Microsoft Outlook ke Komputer/Laptop Lain

Sedikit awalan, ceritanya... kemarin saya dapat pinjaman laptop bekas baru* dari kantor. Laptop yang selama ini saya pakai sudah tergolong laptop sepuh sehingga performanya lemah lembut lemah gemulai. Setelah bersabar beberapa bulan, akhirnya diganti. Alhamdulillah.

Kemarin saya juga sudah memindahkan seluruh data dari laptop lama ke laptop baru, dan rencananya laptop lama akan saya kembalikan hari ini. Untungnya pagi tadi ingat kalau belum memindahkan archive/personal folder email di Microsoft Outlook.

FYI, email dari inbox yang telah dipindahkan ke archive/personal folder itu sudah tidak berada di dalam akun email kita, melainkan berada di komputer yang digunakan (lokal). Jadi ketika kita login ke Microsoft Outlook dengan komputer lain, maka archive/personal folder tidak akan ada, selama file-nya belum kita "bawa" ke komputer yang sekarang.
Untuk itu kita harus memindahkan/menyalin archive/personal folder dari komputer lama ke komputer baru. Archive/personal folder ini secara default disimpan dalam folder tersembunyi sehingga harus diatur untuk ditampilkan terlebih dahulu.


Berikut cara memindahkan Archive/Personal Folder Microsoft Outlook ke komputer/laptop lain:

A. Di komputer/laptop lama

1. Buka Windows Explorer, bisa dengan tombol keyboard  Windows + E

 2. Tekan tombol keyboard Alt+F, pilih Tools - Folder Options...

3. Setelah muncul halaman Folder Options, pilih tab View. Kemudian pada bagian Hidden files and folders, pilih Show hidden files, folders, and drivers, lalu klik OK

4. Jika Microsoft Outlook sedang dalam kondisi dibuka, silakan ditutup/close.

5. Klik kanan pada Toolbar (bawah), buka Task Manager.

6. Pilih tab Processes. Cek apakah masih ada OUTLOOK.EXE di situ. Jika tidak ada silakan lanjut ke langkah berikutnya. Jika masih ada, End Task terlebih dahulu lalu restart komputer, kemudian lanjut ke langkah berikutnya.

7. Buka Windows Explorer, buka drive C, lalu buka folder Users 

8. Pilih User Anda, lalu buka folder AppData --> Local --> Microsoft --> Outlook. Di situ akan ada file bernama archive. Copy file tersebut ke dalam Flash Disk atau media penyimpanan portabel lainnya.

B. Di komputer/laptop baru

1. Buka Windows Explorer, bisa dengan keyboard tombol Windows + E

2. Buka lokasi tempat Anda ingin menyimpan email-email dari komputer lama, misalnya di drive D. Lalu buat folder baru dan beri nama, misalnya diberi nama Personal Folder.

3. Masukkan Flash Disk atau media penyimpanan lainnya yang telah berisi file archive (dari langkah sebelumnya). Copy file archive.

4. Paste file archive di dalam folder Personal Folder yang telah dibuat sebelumnya pada langkah 2.

5. Buka Microsoft Outlook di komputer yang baru, klik File --> Data File Management... Lalu klik Add...

6. Muncul kotak dialog. Pilih yang atas, lalu klik OK. 

7. Cari file archive yang sebelumnya telah diletakkan, yaitu di D/Personal Folder. Klik OK.

8. Buka Microsoft Outlook. Cek apakah email-email Anda sudah ada di Archive Folders pada Folder List. Jika sudah ada, lanjut ke tahap Finishing.

C. Finishing

1. Jika diperlukan untuk alasan keamanan ataupun privasi (terutama jika komputer lama akan digunakan orang lain), hapus seluruh file pada folder C/Users/namauser/AppData/Local/Microsoft/Outlook di komputer lama.

2. Pada komputer lama, kembalikan setting Tools - Folders Options menjadi Don't show hidden files, folders, or drives.

===========================================================

Sekian tulisan kali ini, semoga bermanfaat :D

*bekas baru = baru saya pakai, tapi itu sebelumnya pernah dipinjamkan ke orang lain.

RM @ Tangerang, 1 Juni 2015.